Cuando una empresa solicita varias cotizaciones para un evento corporativo, es común encontrar diferencias importantes de precio aun cuando todos los proveedores recibieron la misma información: fecha, número de asistentes y tipo de alimentación. Comparar el valor por persona parece la forma más sencilla de elegir, pero en catering un precio más bajo no necesariamente corresponde al mismo servicio. La diferencia puede estar en el menú, pero también en el transporte, las bebidas, el montaje, el menaje, el personal, los equipos y el tiempo necesario para ejecutar la operación. 

Hagamos cuentas. Para un evento de 100 personas, un presupuesto de $8 millones equivale a $80.000 por asistente; uno de $12 millones, a $120.000; y uno de $16 millones, a $160.000. Estos valores no representan tarifas universales, ya que cada evento tiene condiciones particulares. Lo importante es entender que, aunque el número de invitados sea el mismo, cada presupuesto puede llevar a una solución diferente. Con $8 millones, por ejemplo, puede ser necesario priorizar un menú práctico y un servicio sencillo, mientras que una mayor inversión permite incorporar más elementos alrededor de la experiencia. 

Con $12 millones comienza a existir mayor espacio para pensar el catering como una operación integral y no únicamente como la entrega de alimentos. En Master Service Group utilizamos los $120.000 por persona como referencia inicial para dimensionar este tipo de servicio para 100 asistentes, sujeto siempre a las características del evento. El invitado ve el resultado final, pero detrás existen procesos de producción, transporte, montaje, conservación de alimentos, atención y desmontaje que también hacen parte del valor de la propuesta. 

Un presupuesto de $16 millones tampoco significa necesariamente destinar $40.000 adicionales al plato de cada invitado. Esa diferencia puede utilizarse para elevar la propuesta gastronómica, ampliar la variedad, incorporar bebidas o diferentes momentos de alimentación, mejorar el montaje o disponer de más personal. Incluso el tiempo cambia la estructura del servicio: atender a 100 personas durante varias horas no es igual que servirlas en 30 minutos, cuando pueden requerirse más estaciones y recursos para evitar filas y mantener una experiencia ágil. 

Por eso, al comparar cotizaciones, la pregunta no debería ser únicamente “¿cuál cuesta menos?”, sino “¿qué está resolviendo cada propuesta por ese precio?”. Un catering de $8 millones, uno de $12 millones y uno de $16 millones pueden estar diseñados para las mismas 100 personas y, aun así, ofrecer operaciones completamente diferentes. En Master Service Group, un servicio integral puede estimarse desde $120.000 por persona, pero el valor definitivo dependerá del menú, las bebidas, la ubicación, el transporte, el montaje, el menaje, el personal, la duración y las condiciones particulares de cada evento.